Visste du att tjänstepension är en av de största kostnaderna i ett företags budget? Trots dess betydelse får det ofta minst uppmärksamhet. Från en studie av 300 000 anställda har våra experter observerat att 1 av 5 får felaktig avsättning till sin tjänstepension. Detta påverkar både företagets och den anställdes ekonomi. Vi har analyserat varför detta händer.
Avsättningarna handlar inte bara om att ge trygghet i form av pension utan också att säkerställa att de anställda får den trygghet de har rätt till fram till pensionering. Många företag gör dock oavsiktliga misstag i pensionsadministrationen som kan få betydande konsekvenser för både arbetsgivaren och de anställda. Här är de 3 vanligaste misstagen företag gör i sin pensionsadministration.
Pension laws and regulations in the Nordics
1. Felaktig allokering av pensionsmedförande lön
Felet uppstår redan i lönesystemet. Ett av de mest grundläggande felen i pensionsadministrationen är att inte beräkna rätt pensionsmedförande lön till de anställda. Vi ser att många arbetsgivare litar på sitt lönesystem och tar för givet att informationen där är korrekt. De anställda ska få korrekt avsättning, men det kan vara svårt att säkerställa. Informationen till försäkringsbolagen kan vara felaktig, vilket leder till felaktiga avsättningar. Detta skapar en diskrepans mellan vad de anställda förväntar sig och har rätt till med det de får i form av pensionsförmåner. Ett fel i lönesystemet kan orsaka felaktiga pensionsavsättningar som är svåra att identifiera och ännu svårare att åtgärda. Ett fel kan även skapa en snöbollseffekt som orsakar fel på andra håll.
2. Brist på kontroll och övervakning
En annan vanlig utmaning är bristen på kunskap och kontroll som anställda har över sina egna pensionsavsättningar. De saknar verktyg och kunskap för att kontrollera pensionsavsättningarna själva. Jämfört med vanliga löner är inbetalningar till pension inte lika transparenta.
Anställda kanske inte ens vet hur mycket som ska sättas av för deras pensioner, och det kanske inte finns någon som aktivt övervakar processen. När anställda får sin vanliga lön kan de lätt upptäcka eventuella fel och rapportera dem. Tyvärr finns inte samma transparens för pensionsavsättningarna. Anställda har ofta inte möjlighet att överblicka sina pensionsavsättningar. De kanske inte ens vet var de ska leta efter information.
3. Brist på regelbundna pensionsrevisioner
En vanlig utmaning är bristen på revision i hela pensionsadministrationsprocessen. Pensionsrevisioner på individnivå görs vanligtvis inte och i värsta fall kan en anställd gå decennier med felaktig pensionsavsättning.
För att undvika detta misstag bör du överväga att göra grundliga pensionsrevisioner och analyser till en vana som ni prioriterar. Granska dina lönesystem och den information du ger till försäkringsbolag för att säkerställa att de korrekt återspeglar pensionsavsättningarna och uppfyller anställdas förväntningar. Rätta till eventuella fel när de upptäcks och säkerställ att avsättningarna blir korrekta. Med ett proaktivt tillvägagångssätt kan du hjälpa dina anställda att få de pensionsavsättningar ni avtalat om.
Vad du kan göra:
För att tackla dessa utmaningar, överväg följande steg:
- Investera i pålitliga system: Välj ett pålitligt lönesystem och se till att ditt löneteam lär sig att använda det väl.
- Kontinuerlig utbildning: Se till att ditt löneteam hålls uppdaterat om systemförändringar och branschnyheter; systemen får frekventa uppdateringar och förbättringar.
- Samarbetsrevisioner: Involvera flera teammedlemmar i pensionsrevisioner för att öka chanserna att upptäcka fel.
- Håll dig informerad: Håll dig à jour med lönenyheter och utforska nya programvarulösningar för att optimera processer. Nya programvaror och lösningar når marknaden hela tiden, och du vet aldrig när den perfekta produkten för dig dyker upp.
- Outsourcing:Oavsett om ditt företag är stort eller litet kan det vara en bra idé att lägga över något så viktigt som pension till en dedikerad leverantör som kan hjälpa till att säkerställa kvalitet.
Att undvika dessa fallgropar är inte bara god praxis; det är ett åtagande för dina anställdas ekonomiska välbefinnande. Att investera i ett pålitligt lönesystem och underhålla ett informerat, vaksamt team är en bra början för att möjliggöra en smidig och felfri pensionsadministrationsprocess. Om du vill lära dig mer om hur vi kan hjälpa er med att säkerställa korrekt pensionsadministration, kontakta oss för mer information.